Memo a report - jaký je rozdíl mezi nimi

Mezi různými typy obchodní komunikace je důležitou součástí kancelářského života korespondence. Jeho hlavním nástrojem jsou známé kancelářské poznámky, které jsou v závislosti na obsahu vysvětlující, přednášky atd.

Co je to poznámka a proč je potřeba?

Memoranda je podle svého účelu informačním vzkazem určeným zaměstnancům vlastních nebo jiných útvarů, vedení oddělení, firem, divizí, poboček. Seznam témat obsažených v těchto dokumentech je poměrně široký. Zprávy informují o hlavních událostech v životě společnosti, o realizaci současné práce, o převažujících neobvyklých situacích, obsahují stížnosti a způsoby řešení různých výrobních problémů.

Hlavním účelem tohoto druhu komunikace je koordinace různých pracovních otázek v případech, kdy ústní rozhodnutí není z jakéhokoli důvodu možné. Tuto poznámku lze použít také pro pokyny k vypracování pokynů, které jsou na rozdíl od objednávek neformálnější.

Vzorová poznámka

Druhy a účel hlášení

Zpráva je nejoblíbenějším typem sdělení adresovaným vedoucímu společnosti, hlavnímu účetnímu nebo jinému vyššímu zaměstnanci. Hlavním účelem zprávy je informovat osoby na vyšší úrovni o jakékoli situaci, výkonu práce a vypracovat doporučení pro řešení (odstranění) problému atd. Memorandum, na rozdíl od oficiálního, je vždy zasíláno na vyšší úroveň a je právně závazné.

Nejběžnějším typem zpráv je podávání zpráv, informování vedení o provádění plánů, průběh probíhajících prací atd. Méně často se jedná o zprávy, které vykazují neplánovanou situaci, která vyžaduje odpověď vyššího vedení. Rozsah otázek těchto zpráv je poměrně široký: od informací týkajících se hlavní odvětvové činnosti podniku až po stížnosti na organizaci pracovních podmínek a zprávy o nedodržování pracovní a finanční disciplíny, úředního chování atd.

Memorandum - příklad

Uděláme správnou kancelářskou poznámku

Struktura zprávy vyžaduje přítomnost následujících prvků:

  • "Caps" označující organizaci, název a místo určení adresáta, jméno a titul původce.
  • Textový blok sestávající z názvu dokumentu („Service Note“) a souhrnu situace, případných akcí, požadavků.
  • Termíny a podpisy překladatele (datum, podpis a jméno překladače jsou uvedeny v jednom řádku zleva doprava).

V servisním listu může být uvedeno registrační číslo, je-li podle pravidel podniku zapsáno do deníku. Je důležité si uvědomit, že vzhledem k tomu, že kancelářské poznámky se používají pouze v rámci organizace, není dostupnost formulářů nutnou podmínkou, pokud to nevyžadují pravidla společnosti. Některé podniky mají zároveň vlastní hlavičkový papír s logem určeným speciálně pro úřední korespondenci.

Jak udělat memorandum?

Zpráva ve své struktuře je podobná sestavě. Hlavním rozdílem je adresát: pokud lze informace uvedené v poznámce zaslat jinému zaměstnanci, je zpráva zprávy adresována nadřízenému.

Způsoby návrhu poznámky se liší podle účelu. Zejména interní zpráva zaslaná managementu v rámci organizace je vydávána stejným způsobem jako servisní zápis. Rozdíl spočívá v obsahu textového bloku, který se nazývá „Memorandum“, který obsahuje vyjádření podstaty problému, návrhy na jeho odstranění nebo popis již přijatých opatření.

Při vypracování externího memoranda určeného pro zaměstnance jiných organizací jsou však pravidla přísnější:

  • Dokument je vyhotoven na hlavičkovém papíře společnosti.
  • Poznámka je zapsána v knize odchozích dopisů společnosti, přičemž přidělené registrační číslo je uvedeno v záhlaví poznámky. Také při přijetí poznámky je registrován jako příchozí dokument v organizaci adresáta.
  • Externí sdělení je zpravidla podepsáno vedoucím společnosti nebo jeho zástupcem. Při zasílání mohou být požadovány i podpisy vedoucích jiných oddělení.
  • Datum oznámení je datum jeho podpisu a odeslání.
  • Je-li ke zprávě přiložena dokumentární příloha, je v její textové části sestaven seznam připojených dokumentů.

Text poznámky závisí na jejím účelu:

  1. Zpráva by měla obsahovat informace o postupu prací, dodržení termínů, popis aktuálních problémů atd. Taková zpráva umožňuje šéfovi, aby si včas všiml nedostatků v práci a odstranil je.
  2. Memorandum informující o konkrétní situaci se skládá z podrobného popisu problému a návrhů na jeho zlepšení (odstranění). V praxi se často takové dokumenty věnují stížnostem na porušování pracovní kázně ze strany zaměstnanců a jsou negativní, proto je při prezentování informací důležité vynechat emocionální složku a držet se bodu.

Memo nebo report: tak jaký je rozdíl?

Jak vidíte, kancelář a memoranda mají mnoho společných rysů. Obě možnosti jsou tedy využívány pro obchodní komunikaci, mají podobnou konstrukční strukturu. Zároveň existuje řada rozdílů:

  1. Zpráva je určena zaměstnancům různých řad v rámci podniku, zatímco zpráva je vyhotovena pouze na adresu vyšší úrovně (vlastní nebo třetí strana).
  2. Zpráva je interním dokumentem, zatímco sdělení lze použít v externí korespondenci s jinými právnickými osobami.
  3. Zpráva nemá na rozdíl od zprávy právní sílu.
  4. Vzhledem k tomu, že poznámka se používá interně, lze ji sestavit na běžný list papíru. Stejným principem je také vypracována interní zpráva, je-li použita interně. Současně, pokud je zpráva zaslána jiné organizaci, pak se při její přípravě použije hlavičkový papír, registrační číslo a další povinné prvky úřední korespondence.

Doporučená

Jaký je rozdíl mezi dočasnou registrací a registrací
2019
Jaký je rozdíl mezi láskou a náklonností
2019
Jaký je rozdíl mezi páskou a skutečnou páskou?
2019